O desaparecimento é caracterizado pelo sumiço repentino de uma pessoa, sem aviso prévio ou comunicação com familiares e amigos. Diferente do que muitos acreditam, não é necessário aguardar 24 horas ou qualquer outro intervalo de tempo para acionar as autoridades. A orientação da Secretaria de Segurança Pública do Estado de São Paulo é entrar em contato imediato com o serviço de emergência da Polícia Militar pelo telefone 190 assim que for notada a ausência incomum de alguém em seus locais de rotina.
O primeiro passo formal para iniciar as buscas é o registro de um boletim de ocorrência, que pode ser feito presencialmente na delegacia mais próxima ou de forma virtual pela internet. No momento da notificação, é fundamental fornecer telefones válidos para contato, pois a Polícia Civil realiza uma entrevista por telefone antes de formalizar a queixa e aplicar o bloqueio preventivo do RG emitido no estado. A partir disso, é instaurado um Procedimento de Investigação de Desaparecimento e, para casos envolvendo crianças ou pessoas com deficiência intelectual não localizadas em até 48 horas, o processo é convertido automaticamente em inquérito policial.
Paralelamente às investigações policiais, a população pode acionar o Programa de Localização e Identificação de Desaparecidos do Ministério Público paulista. Por meio do preenchimento de um formulário com dados e fotos do desaparecido, a instituição auxilia na divulgação do caso em redes sociais e oferece orientações às famílias. Além disso, órgãos municipais, como a Secretaria Municipal de Direitos Humanos e Cidadania na capital, possuem canais próprios para assistência e difusão local de informações sobre pessoas procuradas.
Devido à possibilidade de fatalidade, o protocolo também recomenda a verificação presencial em unidades do Instituto Médico-Legal (IML) ou do Serviço de Verificação de Óbitos (SVO) nas primeiras 72 horas após o sumiço. Esse é o prazo mínimo que essas instituições aguardam antes de realizar o sepultamento de corpos não reclamados. Caso a vítima seja identificada após o sepultamento, a família pode utilizar os dados do laudo necroscópico diretamente no cemitério indicado para localizar a sepultura e solicitar os trâmites para uma futura exumação ou transferência de local.
Se a pessoa for encontrada durante as buscas, é indispensável registrar um boletim de ocorrência de encontro, que também pode ser emitido presencialmente ou pela internet. A atualização do status é o único meio para desbloquear o documento de identidade da pessoa localizada e encerrar formalmente os alertas emitidos aos diferentes órgãos públicos de proteção, evitando o uso desnecessário de recursos em buscas já concluídas.